Procedure evenementenvergunning

Vergunning voor een evenement is vaak een schaarse vergunning. De gemeente moet vergunningen voor evenementen tijdig aankondigen en zorgvuldig via een transparante procedure en conform de verdelingsprocedure de vergunning(en) toekennen. Vaak is de procedure voor een evenementenvergunning niet goed geregeld en moet toch een advocaat bestuursrecht ingeschakeld worden.

Ook voor de evenementenkalender geldt dat de procedure tijdig en voorafgaand aan de start van de aanvraagprocedure voldoende openbaar gemaakt is, ook met betrekking tot de beschikbaarheid, de verdelingsprocedure, het aanvraagtijdvak en de criteria die het college hanteert bij de vaststelling voor plaatsing van een evenement van de evenementenkalender. In mijn boek "De Strijd om schaarse Vergunningen" bespreek in diverse rechtszaken die gevoerd zijn over vergunningprocedures waar het niet soepel verliep.

Regels voor verlenen evenementenvergunning

Zodra een gemeente of een andere instantie vergunningen voor evenementen wil gaan verdelen dat moet dat vooraf en tijdig bekend gemaakt worden. Dat zal digitaal gebeuren en in een plaatselijke krant. Er moet een passende oproep of mededeling gedaan worden om iedereen die geïnteresseerd is in de gelegenheid te stellen mee te dingen naar de vergunning. Bij de bekendmaking dient ook het aanvraagtijdvak kenbaar te zijn zodat geïnteresseerden weten tot welke uiterlijke datum een aanvraag ingediend kan worden. Ook zullen bij de bekendmaking inhoudelijke criteria vermeld dienen te worden: criteria waar de aanvraag dient te voldoen, welke gegevens bij de aanvraag vermeld moeten worden, maar ook het aantal beschikbare vergunningen en de wijze van verdeling en daarbij te hanteren criteria. Bijvoorbeeld: verdeling op volgorde van binnenkomst, via loting, kwalitatieve selectie, e.d. Voor de aanvraag mag ook een speciaal daarvoor gemaakt inschrijfformulier voorgeschreven worden door de overheid.

Wijze van verdelen vergunning evenement

Indien verdeling plaatsvindt op volgorde van binnenkomst – overigens een omstreden methode - dan doet een aanvrager er goed aandoet direct na aanvang van de aanvraagtermijn de aanvraag compleet in te dienen en te controleren op welke plek zijn aanvraag op de lijst is geplaatst. Die methode is eigenlijk geen verdelingsmethode en zou om die reden ook aan de kaak gesteld kunnen worden (meer daarover in hoofdstuk 1.4). Een niet volledige of foutieve aanvraag kan bij ieder verdelingsmethode tot problemen leiden. Een aanvraag die niet voldoende gegevens of de benodigde bescheiden bevat mag buiten behandeling gelaten worden (art. 4:5 Awb). De aanvrager moet echter altijd in de gelegenheid gesteld worden zijn onvolledige aanvraag aan te vullen. Indien digitaal een aanvraag is ingediend dan dient er een ontvangstbevestiging gestuurd te worden volgens de wet (art. 4:3a Awb). Vraag ook om een ontvangstbevestiging als er een aanvraag op papier is ingediend.

Vergunning evenement niet automatisch voor volgende jaar

Sommige evenementen bestaan al jaren. Daarmee kan de organisator het gevoel hebben dat sprake is van een (telkens) terugkerend recht of een verworven recht voor het organiseren van zijn evenement. Maar toch moet ieder jaar opnieuw de vergunning aangevraagd worden; in het verleden verleende vergunning geven geen recht op dezelfde vergunning in de toekomst. Plaatsing van een evenement op de evenementenkalender is ook geen rechtens afdwingbaar recht. En als die vergunning niet wordt verstrekt dan zijn de druiven zuur. De organisator van een evenement dient daarom ruim van te voren de betrokken te informeren over plannen en te zorgen dat het evenement wordt ingeroosterd op de evenementenkalender. De gemeente heeft de verplichting te zorgen dat er duidelijke maatstaven op grond waarvan over plaatsing op de evenementenkalender wordt beslist. De criteria waaraan bijvoorbeeld getoetst wordt zijn de impact op de directe omgeving en gevolgen voor het verkeer.

Beperkte openbare ruimte voor vergunning evenement

Als er slechts beperkte openbare ruimte voor evenementen (denk aan een dorpsplein waar met carnaval meerdere partijen een feesttent willen plaatsen) dan is sprake van schaarse rechten. De gemeente zal dan bij het verlenen van een vergunning een transparante procedure moeten hanteren met gelijke kansen voor organisatoren. De burgemeester heeft ruime mate van beleidsvrijheid van de burgemeester om een vergunning te verstrekken voor een evenement. Voor evenementen in de openbare ruimte dien gelijke kansen voor organisatoren geboden te worden. De beginselen van behoorlijk bestuur gelden ook bij de selectieprocedure voor een evenement. Zodra blijkt dat een partij voor voorgetrokken of sprake is van vooringenomenheid dan wordt het tijd een advocaat bestuursrecht in te schakelen.

Proactief handelen bij procedure vergunning evenement

De aanvrager zal zich ervan moeten vergewissen waar de aanvraag aan moet voldoen. Als dat niet voldoende duidelijk is dan is het raadzaam daar direct (schriftelijk) vragen over te stellen en toe te zien op tijdige beantwoording daarvan. De spelregels voor de aangekondigde verdelingsprocedure mogen niet tussentijds gewijzigd worden. Dat is in strijd met het rechtszekerheidsbeginsel. Regelmatig blijkt dat procedures voor verguning verlening niet aan de gelden regelgeving en rechtspraak voldoen. Dat kan leiden tot fouten in een vergunningprocedure en onterecht afwijzing van een aanvraag van een vergunning. Schakel dan tijdig een advocaat bestuursrecht in om bezwaar of beroep in te stellen tegen een weigering van de vergunning voor een evenement.

Vergunning evenement en Bibob procedure

De Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur) geeft de gemeente de mogelijkheid onderzoek te doen naar de integriteit van de aanvrager van een vergunning voor een evenement. Naast eigen onderzoek kunnen bestuursorganen ook een beroep doen op het Landelijk Bureau Bibob (LBB). Met deze Bibob toets bij vergunningen wordt gekeken of geen crimineel geld wordt gebruikt vij de organisatie van een evenement; geen sprake is van witwassen; de organisatie en andere betrokken (Bibob-relaties) geen strafblad hebben en of de vergunning niet gebruikt wordt voor strafbare feiten. Op grond van dit advies kan de overheid evenementenvergunning weigeren met de organisator in zee te gaan. Een dergelijke weigering van een vergunning moet goed gemotiveerd gebeuren; dat is niet altijd het geval blijkt uit de rechtspraak. Soms heeft een gemeente geen zin in een bepaalde organisator van een evenement of het evenement zelf. Dan wordt de Bibob-toets oneigenlijk gebruikt om een evenement niet te willen vergunnen.

Checklist bij aanvraag vergunning evenement

Controleer bij de aanvraag van de vergunning:

  • Is het juiste aanvraagformulier gebruikt?
  • Zijn alle bescheiden en aanvullende gegevens verstrekt? In het aanvraagformulier staat aangegeven welke aanvullende gegevens en bescheiden de aanvrager moet inleveren,
  • Is de aanvraag volledig ingevuld en ondertekend? Een bevoegd persoon moet de aanvraag ondertekenen. De bevoegdheid blijkt uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hierin staat welke personen tekenbevoegdheid hebben.
  • Is de aanvraag door een andere persoon ondertekend? Dan moet deze een volmacht hebben. Dit geldt zowel voor een werknemer die voor de onderneming werkt als wanneer een adviseur van de onderneming de aanvraag indient.

Bezwaar en beroep tegen besluit vergunning evenement

Tegen besluiten van de overheid, ook bij weigering van een vergunning, kan bezwaar aangetekend worden bij de vergunningverlenende instantie. Dat is bij een gemeente het College van B & W. De bezwaarmaker moet wel belanghebbende zijn; dat is degene wiens belang rechtstreeks wordt geraakt door het besluit waarbij de vergunning wordt verleend of geweigerd. Door middel van een bezwaarschrift wordt de bezwaarprocedure gestart; in die procedure vindt een heroverweging plaats van het genomen besluit, bijvoorbeeld het besluit waarbij de vergunning is verleend of geweigerd. In een spoedeisende situatie kan een advocaat bestuursrecht op korte termijn een voorlopige voorziening vorderen bij de bestuursrechter. Dat kan nodig zijn als de datum van het evenement als is bepaald maar de vergunning nog steeds niet is verleend of is geweigerd. De bezwaarprocedure kan maanden duren; dan is het zaak met een advocaat zo snel mogelijk in een bestuursrechtelijk kort geding een oordeel te vragen van de rechter.