6 augustus 2013

Interne e-mail en WOB verzoek

Categorie: Bestuursrecht

Wet Openbaarheid Bestuur en “interne” documenten

Volgens vaste rechtspraak vallen ook (interne) e-mails onder het begrip “documenten” in de zin van artikel 3, eerste lid van de Wob (zie bijvoorbeeld Afdeling bestuursrechtspraak van de Raadvan State (ABRvS) van 8 februari 2012, LJN: BV3221). De overheid wil echter niet altijd een kijkje in de keuken gunnen en kan een beroep doen op uitzonderingsbepaling van de WOB. De aanvrager van de informatie kan een bezwaarschrift indienen tegen een weigering om documenten te verstrekken.

### Nader motivering WOB verzoek bij “verdwenen” documenten

In de uitspraak van de ABRvS 20 oktober 2010, UN B01189, overweegt de ABRvS dat wanneer een [bestuursorgaan](https://nl.wikipedia.org/wiki/Bestuursorgaan) stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of nietmeer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het in beginsel aan degene die om informatie verzoekt is om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, een bepaald document toch onder het bestuursorgaan berust.

### Opgevraagde documenten liggen bij ander bestuursorgaan

In deze uitspraak overweegt de ABRvS dat voor zover openbaarmaking wordt verzocht van documenten die niet bij het bestuursorgaan berusten maar wel bij het bestuursorgaan hadden behoren te berusten, van dit bestuursorgaan mag worden verwacht dat het al het redelijkerwijs mogelijke doet om deze documenten alsnog to achterhalen. Navraag bij relevante afdelingen van de gemeente was in dat geval niet voldoende om te spreken van “al het mogelijke redelijkerwijs hebben gedaan om het document te achterhalen”.

### Persoonlijke beleidsopvattingen ambtenaar

E-mails kunnen persoonlijke beleidsopvattingen bevatten die naar hun aard bestemd zijn voor intern beraad en openbaarmaking op grond van artikel 11 Wob kan worden geweigerd. Per document dient te worden nagegaan of deze zodanig verweven zijn met persoonlijke beleidsopvattingen dat het verzoek kon worden geweigerd (zie bijvoorbeeld ABRvS 12 maart 2008, LJN BC6375). In de tekst kan een zin van die strekking zwart gemaakt worden. Er is geen reden de email helemaal niet over te leggen.

### WOB en documenten intern beraad

De openbaarmaking van documenten ten behoeve van intern beraad waarin persoonlijke beleidsopvattingen zijn opgenomen, waarbij het niet mogelijk moet worden geacht deze te verstrekken in niet tot personen herleidbare vorm, mag geweigerd worden met een beroep op artikel 11 lid 1 Wob (zie bijvoorbeeld [ABRvS 14 december 2005, UN AU7938](http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RVS:2005:AU7938)).

### Interne e-mail ambtenaar in het kader van WOB verzoek

Een interne e-mail waarbij een ambtenaar verslag doet van een besloten bijeenkomst aan andere ambtenaren betreft intern beraad kan persoonlijke beleidsopvattingen bevatten. De beslissing om over persoonlijke beleidsopvattingen informatie te verstrekken is in beginsel aan het bestuursorgaan overgelaten (zie bijvoorbeeld ABRvS 21 juli 2010, UN BN1927). Is eenmaal een verzoek om informatie gedaan, dan kan er geen schifting meer plaatsvinden in het dossier ten aanzien van de relevante documenten. Het behoud van dergelijke documenten dient dan volledig te worden gewaarborgd (zie bijvoorbeeld ABRvS 16 augustus 2006, UN AY6317).

### Vernietigen van documenten door bestuursorgaan

In de uitspraak van de ABRvS van 14 december 2005, UN AU7938, overweegt de ABRvS dat aan het ernstige verwijt van (doelbewust) vernietigen van stukken om aan de verplichtingen op grond van de Wob te ontkomen concrete en duidelijke aanwijzingen ten grondslag dienen te liggen. En
ook dat een verzoek op grond van de Wob niet zover kan strekken dat het mede betrekking heeft op documenten die zijn vervaardigd na de datum van het verzoek. Documenten kunnen overigens wel op back-up bestanden staan.

### Veel werk behandeling WOB verzoek

In de rechtspraak is vaker uitgesproken dat het feit dat de afhandeling van een Wob verzoek veel werk is en veel tijd kost geen reden is een Wob-verzoek niet te behandelen (zie bijvoorbeeld ABRvS 11 februari 2009, L7N BH2517).