Deponeren van de jaarrekening, bestuurders doe dit tijdig!

Uit onderzoek blijkt dat nog steeds veel vennootschappen hun jaarrekening niet tijdig deponeren bij de betreffende Kamer van Koophandel. Overtreding van de verplichting om tijdig te deponeren, geldt als een economisch delict met een maximum boete van € 19.000,–. Bij het Openbaar Ministerie is de tendens waarneembaar dat hier ook steeds strenger op wordt toegezien.

Onderscheid taken

Met betrekking tot de jaarrekening moet allereerst een onderscheid worden gemaakt tussen de plicht tot het opmaken van de jaarrekening, de vaststelling van de jaarrekening en het openbaar maken van de jaarrekening. Artikel 2:210 BW bepaalt dat het bestuur binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening dient op te maken. Deze termijn van vijf maanden kan eenmalig met zes maanden worden verlengd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, hiervoor moeten dan wel bijzondere omstandigheden zijn.

Vaststellen jaarrekening

Nadat de jaarrekening is opgemaakt, dient deze te worden vastgesteld. Het vaststellen van de jaarrekening dient te gebeuren door de AVA. Voor de vaststelling van de jaarrekening zijn in de Wet geen termijnen opgenomen, maar er bestaat wel een indirecte sanctie, indien de jaarrekening niet binnen twee maanden nadat deze is opgemaakt wordt vastgesteld bepaald artikel 2:394 BW dat het bestuur de opgemaakte jaarrekening onverwijld openbaar moet maken.

Openbaarmaking

Nadat de jaarrekening is opgemaakt en vastgesteld, dient deze nog openbaar te worden gemaakt. Dit dient te gebeuren binnen acht dagen nadat de jaarrekening is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt door een exemplaar van de jaarrekening te deponeren bij het handelsregister van de betreffende Kamer van Koophandel.

Met inachtneming van het bovenstaande geldt dan ook als uitgangspunt dat een vennootschap de jaarrekening uiterlijk binnen 13 maanden na afloop van een boekjaar dient te deponeren. Dit is dus inclusief de verlenging van ten hoogste zes maanden door de AVA op grond van bijzondere omstandigheden.

Tijdig openbaar maken

Naast het feit dat het niet tijdig openbaar maken van de jaarrekening wordt aangemerkt als een economisch delict waarop een geldboete staat van maximaal € 19.000,–, geldt ook dat het niet tijdig deponeren zorgt voor een wettelijk bewijsvermoeden dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur in geval van faillissement van de vennootschap.

Zie er dus als bestuurder op toe dat de jaarrekening tijdig wordt gedeponeerd. Hiermee voorkom je in ieder geval het begaan van een economisch delict en misschien nog wel belangrijker, in geval van een mogelijk toekomstig faillissement geef je de curator niet het voordeel van het wettelijke bewijsvermoeden dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur en een mogelijke een boete deponering van de jaarrekening, dit ter voorkoming van een boete op grond van een economisch delict en in geval van een mogelijk faillissement, ter voorkoming van een bestuurdersaansprakelijkheid.