20 juli 2022

Termijnoverschrijding besluit bezwaar, beroep of aanvraag

Categorie: Bezwaarschriftprocedure

Bij aanvraag van een vergunning of aanvraag ontheffing geldt soms een uiterste datum van aanvraag. Bijvoorbeeld bij een uitgifteronde van vergunningen. Ook een bezwaartermijn of beroepstermijn is strikt. Een bezwaar of beroep dat een dag te laat is ingediend is niet-ontvankelijk. Als advocaat bestuursrecht merk ik dat regelmatig een termijnoverschrijding onderwerp van geschil is. Uiterlijk voor een bepaalde dag dient de aanvraag of bezwaarschrift ingediend te zin. Als de aanvraag of bezwaarschrift te laat binnen komt wordt deze niet behandeld. De aanvrager kan daardoor een broodnodige vergunning mislopen. Of de bezwaarmaker is niet ontvankelijk en zijn bezwaar wordt niet behandeld. Als een aanvraag tijdig is ingediend maar bij de gemeente niet goed is verwerkt ontstaat een ander probleem de aanvraag wordt dan ten onrecht niet behandeld en de aanvrager of bezwaarmaker moet aantonen dat hij de aanvraag tijdig heeft ingediend. Lees ook: dwangsom wegens te laat beslissen.

Verzend- en ontvangsttheorie bij indiening aanvraag, bezwaarschrift of beroep binnen de termijn

Uit de verzendtheorie blijkt een document alleen voor het einde van de termijn ter post bezorgd is, indien het tijdig aan PostNL is aangeboden. Ter post bezorging vindt plaats op het moment waarop een poststuk in een brievenbus van PostNL wordt gedeponeerd, dan wel op het moment waar het op een postvestiging van PostNL wordt aangeboden. Tot zover geen nieuws. Als het document eenmaal op het postkantoor is aangeboden, dan wordt het poststuk op een bepaalde datum door PostNL afgestempeld. Deze afstempeling heeft een belangrijke bewijsrechtelijke functie. De indiener van een aanvraag, bezwaar of beroep dient zijn verzendbewijs goed te bewaren als bewijs dat hij tijdig zijn aanvragen, bezwaar of beroep heeft ingediend.

Bewijs tijdig indienen aanvraag of bezwaar/beroep binnen beroepstermijn

Op het moment dat blijkt dat de envelop waarin de brief is verzonden niet meer in het bezit is van het bestuursorgaan, kan niet meer worden nagegaan wanneer het poststuk is afgestempeld door PostNL. Dit komt voor risico van het bestuursorgaan, zodat het aan haar is om aannemelijk te maken dat het poststuk te laat bij de gemeente is bezorgd. Dit is eveneens neergelegd in rechtspraak van de Raad van State (29 augustus 2012, ECLI: NL: RVS: 2012: BX5934). Zodra blijkt dat een gemeente of ander bestuursorgaan niet correct een ingediende poststuk heeft verwerkt is het zaak advies te vragen aan een advocaat bestuursrecht.

Bezwaartermijn en beroepstermijn: bewijs tijdige indiening bij gemeente

In deze uitspraak is bepaald: “Gebleken is dat de envelop waarin de aanvullende stukken zijn verzonden, niet meer in bezit is van het College, zodat niet kan worden nagegaan wanneer het poststuk is afgestempeld door PostNL. Dit komt voor risico van het College, zodat het aan het College is om aannemelijk te maken dat het poststuk eerst op 16 februari 2010 bij de gemeente is bezorgd. Met de stempel van de gemeente op de aanvullende stukken heeft het College niet aangetoond dat de gemeente deze stukken eerst op 16 februari 2010 heeft ontvangen. De rechtbank heeft terecht overwogen dat voor de datum van ontvangst van de stukken door de gemeente bepalend is het moment waarop deze in de postbus van de gemeente zijn gedeponeerd en niet het moment waarop de gemeente de stukken heeft voorzien van een datumstempel”.

Termijnoverschrijding en bewijs van verzending van PostNL

Ook van belang is om te weten in welk geval de post tijdig wordt geacht te zijn bezorgd, indien het poststuk via PostNL is verzonden. Ook hier is rechtspraak over van de bestuursrechter. In de uitspraak van 17 augustus 2011, zaaknummer 20101168/1/H3, heeft de Raad van State zich uitgelaten over bewijs van verzending: “De Raad van State hanteert als uitgangspunt dat een via PostNL verzonden poststuk in ieder geval geacht wordt tijdig ter post te zijn bezorgd als de eerste of tweede werkdag na de laatste dag van de bezwaar- of beroepstermijn is ontvangen, tenzij op grond van de vaststaande feiten aannemelijk is dat het later dan de dag van de termijn ter post is bezorgd.”