Van incident naar patroon: VvE‑fraude en het faillissement van De Horst

In een eerder blog besprak ik een Haagse strafzaak waarin een VvE-beheerder ruim € 300.000 aan VvE-gelden verduisterde. Die zaak leek op zichzelf te staan. De recente ontwikkelingen rond VvE-beheerder De Horst laten echter zien dat het probleem breder is. Veel VvE’s geven hun beheerder in de praktijk vergaande toegang tot bankrekeningen, administratie en reservefondsen, zonder dat daar steeds voldoende tegencontrole tegenover staat.

Het faillissement van De Horst en de berichten over onregelmatigheden bij door De Horst beheerde VvE’s onderstrepen dat dit geen theoretisch risico is. Voor VvE’s is dit aanleiding om bankmandaten, controleafspraken en de positie van de beheerder kritisch te beoordelen.

VvE-beheerder De Horst: fraude via de ‘kaasschaafmethode’

VvE-beheerder De Horst beheerde ongeveer 90 VvE’s in onder meer Waalwijk, Tilburg en Kaatsheuvel. Volgens de curator zijn bij ongeveer 20 VvE’s onregelmatigheden vastgesteld. In totaal zou circa € 590.000 zijn verdwenen. De grootste getroffen VvE, een complex aan de Generaal Barberstraat in Tilburg, zou voor ongeveer € 300.000 zijn benadeeld; een andere VvE in Waalwijk voor circa € 160.000.

De curator spreekt van een zogenoemde “kaasschaafmethode”: vanaf de overname van het bedrijf in 2019 zouden telkens kleinere bedragen tussen verschillende rekeningen zijn verschoven. Daardoor kon het beeld ontstaan dat sommige VvE’s tijdelijk voldoende of zelfs meer saldo hadden, terwijl bij andere VvE’s bedragen werden afgeroomd. Hoeveel uiteindelijk privé is aangewend, wordt nog onderzocht.

Ook valt op dat medewerkers van De Horst volgens de berichtgeving geen volledig zicht hadden op het werkelijke financiële beeld. Vragen over transacties zouden door de eigenaar steeds zijn voorzien van een verklaring. De curator heeft inmiddels vastgesteld dat een VvE na jaren sparen vrijwel met lege handen staat: waar circa € 300.000 werd verwacht, resteerde naar verluidt ongeveer € 600.

“Die feiten passen bij het risico dat ik eerder signaleerde: wanneer één persoon zonder effectieve tegencontrole over bankrekeningen en administratie kan beschikken, is misbruik relatief eenvoudig en wordt het vaak pas laat ontdekt.”

Vergelijking van VvE-fraudezaken: De Horst en de Haagse strafzaak

In de Haagse zaak werd de beheerder strafrechtelijk veroordeeld voor het verduisteren en witwassen van € 341.418,95 van 44 VvE’s gedurende ongeveer 2,5 jaar. Hij maakte bedragen over naar eigen rekeningen en rechtstreeks naar goksites. De fraude kwam niet aan het licht door interne controle van de betrokken VvE’s, maar nadat de bank een verdachte transactie meldde.

De gevolgen waren concreet. Gepland en noodzakelijk onderhoud kon niet of slechts vertraagd worden uitgevoerd, omdat geld uit reservefondsen en lopende rekeningen was verdwenen. De rechtbank legde een taakstraf en een voorwaardelijke gevangenisstraf op en kende een deel van de schadeclaims toe.

Wanneer deze zaak naast de casus De Horst wordt gelegd, keren dezelfde kwetsbaarheden terug:

• één beheerder die feitelijk de volledige financiële regie heeft bij een groot aantal VvE’s;
• VvE‑besturen en ALV’s die in de praktijk weinig tot geen structurele kascontrole uitoefenen;
• problemen die pas aan het licht komen nadat een externe partij (bank, curator, media) aan de bel trekt;
• grote financiële gaten, met directe gevolgen voor noodzakelijk onderhoud en de financiële positie van de VvE.

Waar de Haagse zaak primair strafrechtelijk is ingekleurd, speelt bij De Horst daarnaast een faillissementsrechtelijke dimensie. De curator beheert de boedel, inclusief de bij de beheerder aanwezige administratie. VvE’s kunnen dan afhankelijk worden van de curator om hun eigen dossiers terug te krijgen en moeten daarvoor soms een boedelbijdrage betalen. Dat maakt de afhankelijkheid van één beheerder en diens interne organisatie extra zichtbaar.

Wat VvE‑besturen nu moeten regelen om fraude te voorkomen

De Haagse strafzaak en de kwestie De Horst laten zien dat dit niet alleen gaat om individuele ontsporingen. Zij leggen vooral bloot dat de financiële governance binnen VvE’s vaak kwetsbaar is ingericht. De volgende punten horen daarom standaard op de agenda van bestuur en ALV.

1. De beheerder niet als enige tekeningsbevoegde

Een constructie waarin alleen de beheerder tekeningsbevoegd is, is juridisch en praktisch kwetsbaar. Bij De Horst konden sommige besturen niet zelfstandig beschikken over hun eigen bankrekeningen of reservefondsen. Pas na het faillissement werd duidelijk hoe groot de schade was.
Voor de hand ligt daarom dat:

• minimaal één (liever twee) bestuursleden tekeningsbevoegd zijn bij de bank;
• de beheerder hooguit medetekeningsbevoegd is, maar nooit als enige onbeperkt over de rekening kan beschikken.

2. Vier‑ogenprincipe en duidelijke limieten

Beide zaken laten zien dat één persoon langdurig betalingen kon doen zonder voldoende inhoudelijke controle. Dat is vanuit governance-perspectief onwenselijk en vergroot het aansprakelijkheidsrisico voor bestuurders als signalen worden genegeerd.
Praktisch betekent dit:

• stel een drempelbedrag vast waarboven altijd twee handtekeningen/verificaties nodig zijn (bijvoorbeeld beheerder + bestuurslid);
• leg limieten vast per betaling én per periode in de beheerovereenkomst (bijvoorbeeld maand- en jaarlimieten voor bepaalde kostenposten);
• zorg dat afwijkingen of uitzonderingen expliciet worden gemotiveerd en vastgelegd (bijvoorbeeld in bestuurs- of ALV‑notulen).

3. Kascontrole moet worden uitgevoerd

In de Haagse zaak liep de fraude ruim 2,5 jaar door. In de casus De Horst lijkt het werkelijke financiële beeld voor veel VvE’s pas na het faillissement duidelijk te zijn geworden. Dat wijst erop dat controle op jaarrekeningen, bankstanden en onderliggende stukken in de praktijk onvoldoende scherp kan zijn.
Een effectieve kascontrole omvat in elk geval:

• structurele inzage in bankafschriften (niet alleen samenvattingen);
• steekproefsgewijze controle van facturen, journaalposten en betalingen;
• vergelijking van de stand van het reservefonds en de lopende rekening met het MJOP en de goedgekeurde begroting;
• kritische bespreking van jaarrekening en begroting in de ALV, met ruimte voor vragen en toelichting.

4. Administratie: eigendom VvE én continuïteitsafspraken

Na het faillissement van De Horst bleek de administratie bij de beheerder en daarmee feitelijk bij de boedel te liggen. Juridisch behoort de administratie tot de VvE, maar praktisch kan de curator voorwaarden verbinden aan afgifte, bijvoorbeeld door een boedelbijdrage te vragen. VvE’s doen er daarom goed aan te zorgen voor het volgende:

• leg in de beheerovereenkomst vast dat de administratie eigendom blijft van de VvE;
• zorg voor een eigen, actuele digitale kopie (via een VvE‑portal, gedeelde cloudomgeving of periodieke exports);
• regel contractueel dat de beheerder bij beëindiging van de overeenkomst (of bij faillissement) de administratie onverwijld moet afgeven;
• overweeg bij grotere VvE’s afspraken over een escrow‑achtige constructie voor kritieke data (bijvoorbeeld back‑ups bij een derde partij).

Wat betekent dit voor uw VvE?

De Haagse gokverslavingszaak en de kwestie De Horst laten gezamenlijk zien dat VvE’s kwetsbaar zijn wanneer één beheerder feitelijk de volledige controle heeft over bankrekeningen en administratie, terwijl bestuur en ALV onvoldoende zicht houden op transacties en saldi. De gevolgen zijn direct: lege rekeningen, uitgesteld onderhoud, juridische kosten en onzekerheid over de financiële positie van de VvE.

Voor VvE’s betekent dit concreet:

• herzie de bankmandaten: zorg voor bestuursleden als (mede)tekeningsbevoegden en voer een vier‑ogenprincipe in;
• stel uw beheerovereenkomst en mandaatregeling opnieuw tegen het licht: welke bevoegdheden heeft de beheerder nu feitelijk, en zijn die voldoende begrensd en controleerbaar?
• organiseer echte kascontrole en betrek de ALV actief bij de financiële monitoring;
• borg de continuïteit en toegankelijkheid van uw administratie, ook als de beheerder wegvalt.

Als binnen een VvE één of meer van deze kwetsbaarheden spelen, bijvoorbeeld een beheerder die als enige betalingen kan doen, een bestuur zonder directe inzage in saldi of een administratie die uitsluitend bij de beheerder staat, is het verstandig om niet te wachten tot zich een probleem voordoet. Juist preventieve maatregelen zijn hier relatief eenvoudig, terwijl de gevolgen van gebrekkige controle groot kunnen zijn.

Heeft u vragen over toezicht en controle binnen een VvE, of over mogelijke fraude en aansprakelijkheid van bestuurders of beheerders? De advocaten van Blenheim adviseren regelmatig VvE’s, bestuurders en betrokken partijen over deze onderwerpen. Neem gerust contact op met een van onze specialisten.